Afwijking

Elke retailer houdt twee voorraden bij, die in het systeem en die op de winkelvloer, en in een winkel komt meer dan 60 procent van de voorraadrecords niet overeen met de getelde waren. De afwijking is klein, een paar stuks naar boven of beneden, en ze is onzichtbaar zolang niemand telt. Cortex leest systeemvoorraad, goederenontvangsten, voorraadverplaatsingen en doorverkoop in hetzelfde tijdraster en herkent aan hun verloop waar de twee voorraden uiteenlopen, voordat de inventarisatie het doet.

De afwijking komt uit de goederenontvangst, de kassa en de voorraadverplaatsing, uit breuk en derving, en uit waren die in de winkel zijn en niet daar waar ze geboekt zijn, achtergelaten bij de servicebalie of in het verkeerde vak. Voor de omzet is een artikel dat niemand vindt, zo goed als niet aanwezig. In de Duitse retail ontstond vorig jaar alleen al door registratie-, boekings- en waarderingsfouten 780 miljoen euro schade, en tussen twee inventarisaties groeit de afwijking verder.

Stilstand

Het dure geval is dat waarin het systeem meer registreert dan er in het schap ligt. De voorraad staat boven het bestelpunt, dus bestelt niemand bij, het schap blijft leeg, de klanten lopen door, en het artikel verdwijnt uit de doorverkoop zonder dat er een melding ontstaat. Dat blijft zo tot iemand fysiek gaat kijken.

Bij elke telling is tussen acht en 24 procent van de artikelen van een levensmiddelenretailer hierdoor getroffen, en het aandeel groeit met de tijd tussen twee tellingen, van ongeveer 18 procent bij maandelijkse tot meer dan 27 procent bij halfjaarlijkse telling. Aan de andere kant staat de voorraad die het systeem te laag registreert, en de aanvulling die te vroeg komt en kapitaal bindt. De bestelplanning rekent in beide gevallen met een getal dat niet bestaat.

Verdenking

Cortex vormt de verdenking uit het gedrag van de kassa. Een artikel dat volgens zijn patroon dagelijks wordt verkocht en al dagen niet meer wordt gescand terwijl het systeem het registreert, is met grote waarschijnlijkheid een fantoomvoorraad. Systeemvoorraad, laatste boeking, goederenontvangsten, voorraadverplaatsingen en doorverkoop liggen in hetzelfde tijdraster, en daaruit ontstaat per artikel een kans dat het getal in het systeem niet klopt.

De traffic is de context, want een artikel zonder verkoop op een dag zonder klanten is geen verdenking. Cortex weegt de stilstand met de traffic voor het schap en met omzet en marge van het artikel, zodat de controle begint waar ze omzet terughaalt. Sensoren bij het schap bevestigen de bevinding waar ze aanwezig zijn. Een voorwaarde zijn ze niet, net zo min als RFID of camera.

Correctie

De verdenking gaat als taak naar de rol in de winkel, met artikel, schapplek en reden. Controleren, tellen, de voorraad rechtzetten, en de bestelling komt weer op gang. Worden foute voorraadrecords gecorrigeerd, dan stijgt de omzet met vier tot acht procent, gemeten in testwinkels tegenover controlewinkels. De vastgelegde reden gaat daarbij de statistiek in, zodat de oorzaak zichtbaar wordt, de goederenontvangst, de kassa of het verkeerde vak.

Er wordt gericht geteld in plaats van overal, weinig artikelen per dag met de hoogste verdenking in plaats van een volledige inventarisatie die de winkel een dag lang vastlegt. Voorraadjuistheid en correctietijd worden per locatie bijgehouden en over het netwerk vergeleken. De voorraad in het systeem wordt daarmee van een aanname een grootheid die zich elke dag een stukje dichter bij de winkelvloer laat brengen.