Desviación

Todo minorista gestiona dos stocks, el del sistema y el de la sala de ventas, y en una tienda más del 60 por ciento de los registros de stock no coincide con la mercancía contada. La desviación es pequeña, unas pocas unidades arriba o abajo, y es invisible mientras nadie cuenta. Cortex lee el stock en sistema, las entradas de mercancía, los traspasos y el ritmo de venta en la misma retícula temporal y detecta por su evolución dónde se separan ambos stocks, antes de que lo haga el inventario.

La desviación procede de la recepción de mercancía, la caja y los traspasos, de daños y mermas, y de mercancía que está en la tienda pero no donde está registrada, abandonada en el mostrador de atención o en el hueco equivocado. Para las ventas, un artículo que nadie encuentra es como si no existiera. En el retail alemán, solo los errores de registro, contabilización y valoración causaron el año pasado 780 millones de euros de pérdidas, y entre dos inventarios la desviación sigue creciendo.

Parada

El caso caro es aquel en el que el sistema registra más de lo que hay en el lineal. El stock está por encima del punto de pedido, así que nadie repone, el lineal sigue vacío, los clientes pasan de largo y el artículo desaparece del ritmo de venta sin que surja una alerta. Así sigue hasta que alguien lo comprueba físicamente.

En cada recuento, entre el ocho y el 24 por ciento de los artículos de un minorista de alimentación están afectados, y la proporción crece con el intervalo entre dos recuentos, de cerca del 18 por ciento con recuento mensual a más del 27 por ciento con recuento semestral. En el otro lado está el stock que el sistema registra por debajo y la reposición que llega demasiado pronto e inmoviliza capital. La planificación de pedidos calcula en ambos casos con una cifra que no existe.

Sospecha

Cortex construye la sospecha a partir del comportamiento de la caja. Un artículo que según su patrón se vende a diario y lleva días sin escanearse mientras el sistema lo registra es, con alta probabilidad, un stock fantasma. El stock en sistema, el último registro, las entradas de mercancía, los traspasos y el ritmo de venta están en la misma retícula temporal, y de ellos surge por artículo una probabilidad de que la cifra del sistema no sea correcta.

La afluencia es el contexto, porque un artículo sin ventas en un día sin clientes no es una sospecha. Cortex pondera la parada con la afluencia ante el lineal y con las ventas y el margen del artículo, para que la revisión empiece donde recupera ventas. Los sensores en el lineal confirman el hallazgo donde existen. No son un requisito, como tampoco lo son RFID o las cámaras.

Corrección

La sospecha llega como tarea al rol en la tienda, con artículo, ubicación en el lineal y motivo. Revisar, contar, corregir el stock, y el pedido se reactiva. Al corregir los registros de stock erróneos, las ventas suben del cuatro al ocho por ciento, medido en tiendas de prueba frente a tiendas de control. El motivo registrado entra en la estadística, para que la causa se haga visible, la recepción de mercancía, la caja o el hueco equivocado.

Se cuenta de forma selectiva en lugar de en toda la tienda, pocos artículos al día con la mayor sospecha en lugar de un inventario completo que inmoviliza la tienda durante un día. La exactitud de stock y el tiempo de corrección se siguen por ubicación y se comparan en toda la red. El stock del sistema pasa así de ser una suposición a una magnitud que cada día se acerca un poco más a la sala de ventas.